Numérisation des notes de frais
Ce que dit la loi :
Si en matière fiscale, cette possibilité était admise depuis 2017, il n’en était pas de même pour l’URSSAF.
Par un arrêté publié le 23 mai 2019 : (Arrêté du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L. 243-16 du code de la sécurité sociale) l’Urssaf valide la possibilité d’archiver numériquement ses pièces justificatives.
L’archivage numérique doit néanmoins respecter un certain nombre de règles. À défaut l’Administration pourra vous demander de produire les originaux.
Les règles à respecter :
Pour cela l’URSSAF renvoi aux règles fiscales de l’article A 102 B-2 du livre des procédures fiscales, à savoir :
- Reproduction à l’identique du document y compris les couleurs.
- Absence de perte de qualité liée à la compression.
- Interdiction de retraiter l’image.
- Format PDF.
- Signature électronique fondée sur un certificat conforme
- Horodatage
- Archivage sur un serveur RGS
Comme on le voit, les règles à respecter restent assez strictes et complexes à mettre en œuvre.
Si elles peuvent s’adapter aux grandes structures qui ont les moyens de mettre en place des processus adaptés au traitement et à la sécurité des données, il n’en est pas de même des petites entreprises qui ne disposent pas des ressources nécessaires.
Nos conseils :
Nous vous conseillons donc de continuer de conserver vos justificatifs originaux afin de ne pas être mis en difficultés en cas de contrôle fiscal ou de l’URSSAF.
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